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Freie Stellen

Zurzeit sind folgende Stellen frei:

Abteilung Verwaltung

Mitarbeiter_in Empfang, Veranstaltungsmanagement und Adressdatenbank (Frist: 22.11.2019)

++Bitte bewerben Sie sich ausschließlich auf ausgeschriebene Stellen! Initiativbewerbungen können nicht berücksichtigt werden.++


Mitarbeiter_in Empfang, Veranstaltungsmanagement und Adressdatenbank

Das Deutsche Institut für Menschenrechte ist die unabhängige Nationale Menschenrechtsinstitution Deutschlands. Es ist gemäß den Pariser Prinzipien der Vereinten Nationen akkreditiert (A-Status). Zu den Aufgaben des Instituts gehören Politikberatung, Menschenrechtsbildung, Information und Dokumentation, anwendungsorientierte Forschung zu menschenrechtlichen Themen sowie die Zusammenarbeit mit internationalen Organisationen. Es wird vom Deutschen Bundestag finanziert. Das Institut ist zudem mit dem Monitoring der Umsetzung der UN-Behindertenrechtskonvention und der UN-Kinderrechtskonvention betraut worden und hat hierfür entsprechende Monitoring-Stellen eingerichtet.

Das Institut sucht ab 01.01.2020 für die Abteilung Verwaltung

eine_n Mitarbeiter_in Empfang, Veranstaltungsmanagement und Adressdatenbank

in Vollzeit, befristet für 2 Jahre, Entfristung danach möglich.

Wir streben eine gleichmäßige Repräsentation aller gesellschaftlichen Gruppen unter unseren Mitarbeitenden an; Bewerbungen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte, Menschen mit Rassismuserfahrungen / People of Color und Menschen mit Behinderungen begrüßen wir daher ausdrücklich. Wir bieten hohe Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsplatzes sowie Unterstützung bei technischen Hilfsmitteln.

Ihre Aufgaben:

Empfang:

Als Mitarbeiter_in am Empfang begrüßen Sie von 9 bis 17 Uhr die Besucher_innen des Instituts in deutscher oder englischer Sprache. Weitere Aufgaben sind:

  • Empfangen und Betreuen von Besuchern und Gästen des DIMR, Anmelden bei den zuständigen Mitarbeiter_innen, ggf. Begleiten der Besucher_innen zu den jeweiligen Räumlichkeiten
  • Erteilen allgemeiner Auskünfte, z.B. zum Institut, zur Bibliothek, zu Veranstaltungen
  • Entgegennahme der am Empfang eingehenden Telefonanrufe und E-Mails und Weiterleiten an die zuständigen Mitarbeiter_innen
  • Bearbeiten des gesamten Posteingangs des DIMR, d.h. Sichten, Sortieren und Verteilen der Eingangspost, Postausgang
  • Registrierung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen
  • Kontakt zum Dienstleister Reinigung, Empfang und Haustechnik
  • Management Büromaterial, Schlüsselverwaltung, Raumbeschriftungen, Posteingangsfächer


Datenbankmanagement:


Als Mitarbeiter_in für das Datenbankmanagement sind Sie für die Pflege und Bearbeitung der Kontaktdatenbank des Instituts zuständig. Dies umfasst folgende Aufgaben:

  • Erstellung und Pflege von Verteilern nach Kriterien für die Themen des Instituts und nach Vorgabe durch die Abteilungen
  • Recherchen nach Vorgaben durch die Abteilungen
  • Aktualisierung und Koordinierung der relevanten Daten (z. B. bei Veränderungen und Wahlen)
  • Unterstützung bei Versandaktionen per Mail oder Post


Veranstaltungsmanagement:

Als Mitarbeiter_in im Veranstaltungsmanagement sind Sie verantwortlich für die Betreuung von hausinternen Veranstaltungen. Das heißt Sie unterstützen unsere Mitarbeiter_innen bei der Organisation und Durchführung Ihrer Veranstaltungen. Dies umfasst folgende Aufgaben:

  • Raumplanung (Eintragen von Terminen, Koordinieren bei zeitlichen Überschneidungen)
  • Einholung von Angeboten, Auswahl und Koordination des Caterings
  • Vorbereitung der Konferenzräume und Versorgung der Veranstaltung
  • Erstellung von Namens- und Hinweisschildern
  • Materialwirtschaft für Veranstaltungsmaterialen und Verköstigung


Ihr Profil:

Sie haben die Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und/oder waren bereits mindestens 2 Jahre am Empfang tätig. Ihre Deutschkenntnisse entsprechen mindestens Niveau C1, Ihre Englischkenntnisse B2. Sie telefonieren gern und kompetent. Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick gehören zu Ihren Stärken.

Wir bieten:

eine interessante Aufgabe in einem engagierten Team. Die Stelle wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen entsprechend Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund) vergütet.

Kontakt:

Zur Bewerbung nutzen Sie bitte ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular und füllen die dort hinterlegten Bewerbungsunterlagen aus. Weitere barrierefreie Bewerbungsformate sind nach Rücksprache möglich. Bitte kontaktieren Sie dafür degen(at)institut-fuer-menschenrechte.de oder Tel.: 030 – 25 93 59 – 57. Bitte schicken Sie uns keinen Lebenslauf, Anschreiben oder Foto. Wenn wir weitere Unterlagen benötigen, werden wir Sie kontaktieren.

Die Bewerbungsfrist endet am 22.11.2019, 12:00 Uhr (Upload über die Institutswebsite).

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der Kalenderwoche 48 statt. Der genaue Termin wird mit der Einladung bekannt gegeben. Reisekosten innerhalb Deutschlands können nach BRK-G erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!